Uw documenten in uw eigen cloudopslag
Dextensive is bedrijfssoftware voor onder meer klanten, projecten, offertes en facturen. Via Instellingen > Accounts bereidt u een koppeling met uw eigen Google Drive of OneDrive voor. U kiest per documentsoort of er een leesbare kopie wordt opgeslagen en in welke map.
Bij Accounts ziet u of aanmelden beschikbaar is. Een account of kopieerregel bewaren activeert de verbinding nog niet: daarvoor moet u zelf aanmelden, toestemming geven en de verbinding testen. De vermelding bij oudere online connecties staat los van deze nieuwe cloudmodule.
Uw eigen account verbinden
- Open Instellingen > Accounts > Cloudopslag en automatische documentkopieën en kies Account toevoegen.
- Kies Google Drive of OneDrive en geef de verbinding een herkenbare naam, bijvoorbeeld ‘Bedrijfsdocumenten’. Uw cloudaccount hoort bij uw eigen Dextensive-gebruiker.
- Kies Eigen account koppelen zodra aanmelden beschikbaar is. Meld u rechtstreeks aan bij Google of Microsoft met uw eigen account en beoordeel de gevraagde toegang. Dextensive vraagt niet om uw cloudwachtwoord.
- Keer terug naar Accounts, kies Vernieuwen en controleer het getoonde e-mailadres. Kies daarna de basismap. Google Drive gebruikt de bewaarde koppeling: u kiest rechtstreeks uit eerder toegestane of via Dextensive gemaakte mappen, zonder opnieuw bij Google in te loggen. In een geopende map kunt u een nieuwe submap maken. Niet eerder toegestane Drive-mappen worden niet getoond. Met Huidige basismap opent u de ingestelde map of maakt Dextensive bij een nieuw account de standaardmap aan. OneDrive kan beperkt blijven tot Apps/Dextensive of toegang vragen voor het kiezen van een map in uw eigen OneDrive.
- Kies Verbinding testen. Dextensive schrijft een klein testbestand, controleert het en verplaatst het daarna naar de cloudprullenbak. Zet pas na een geslaagde test automatische regels aan.
Per documentsoort een bestemming
Onder Automatische documentkopieën kiest u bijvoorbeeld offertes, facturen, creditfacturen, calculaties, meerwerk of projectdocumenten. Stel het cloudaccount, een submap onder de basismap en een bestandsnaam in. U kunt kopiëren na het maken van een PDF, bij de ingestelde definitieve status of na verzenden.
Gebruik bijvoorbeeld Facturen/[jaar]/[maand] als submap. Beschikbare naamvelden worden in het instelvenster getoond. Kies of een nieuwe versie apart wordt bewaard of de eerdere Dextensive-kopie bijwerkt. Een nieuwe regel geldt voor documenten die vanaf het instellen worden gemaakt of gewijzigd.
Automatische uitdraaien
Open Instellingen > Automatische routine’s. Kies een uitdraai, zoals facturen, openstaande facturen, offertes of projecten, en stel de periode, PDF of CSV, cloudmap en herhaling in. Met Proefuitdraai bekijkt u het resultaat eerst.
Uitvoering vindt plaats tijdens ingelogd gebruik van de administratie. Als niemand is ingelogd, wachten de routines. Gemiste momenten worden later op volgorde verwerkt. De rapportperiode hoort bij het geplande moment; de inhoud gebruikt de administratie zoals die bij uitvoering bekend is.
Leesbaar en beveiligd
De kopie is een gewone PDF of CSV zonder de interne Dextensive-bestandsversleuteling. De verzending gebruikt wel een beveiligde verbinding. Personen met toegang tot de gekozen cloudmap kunnen de kopieën volgens de rechten van die map lezen. Dextensive maakt de map niet automatisch openbaar.
Bestanden wissen en bewaren
Sta wissen toe bij het cloudaccount als u Dextensive-kopieën wilt opruimen. In Cloudkopieën kunt u afzonderlijke kopieën of een selectie van maximaal 25 bestanden naar de cloudprullenbak verplaatsen. De oorspronkelijke documenten blijven in Dextensive. Bewust gewiste bronkopieën worden niet door dezelfde regel teruggezet.
Een bewaartermijn van 0 betekent bewaren. Voor automatisch opruimen stelt u een bewaartermijn én een aparte opruimroutine in. Ook opruimen wordt pas uitgevoerd tijdens ingelogd gebruik. De cloudprovider bepaalt hoe lang items in zijn prullenbak kunnen worden hersteld.
Als iets niet lukt
- Aanmelden nog niet beschikbaar: de appregistratie of vrijgave van deze dienst staat nog open. Voorbereide regels blijven bewaard.
- Geen toegang tot een map: kies opnieuw een map waarin uw account mag schrijven. Uw organisatie kan toestemming door een beheerder vereisen.
- Opslag vol of tijdelijk geen verbinding: bekijk Cloudkopieën en Geschiedenis. U kunt een mislukte kopie opnieuw proberen; tijdelijke storingen worden beperkt opnieuw geprobeerd.
- Ander account nodig: voeg een nieuwe verbinding toe. Opnieuw aanmelden bij een bestaande verbinding vereist hetzelfde cloudaccount.
Hulp nodig? Mail info@dextensive.nl met de foutmelding en de betreffende stap. Stuur geen wachtwoorden, verificatiecodes of toegangssleutels.